توصیه‌ نامه‌ تحصیلی

بسیاری از دانشجویان برای تهیه توصیه‌نامه تحصیلی به‌زحمت می‌افتند. هرکسی که شما را می‌شناسد یا هر استادی که با او روابطی دارید نمی‌تواند برای شما توصیه‌نامه تحصیلی بنویسد. استادی که این گواهی را برای شما تهیه می‌کند می‌بایست:

• شما را بشناسد

درصورتی‌که استاد مربوطه نتواند ارتباط علمی خود را با شما اثبات کند، این امر بر روی پرونده پذیرش شما تأثیر منفی می‌گذارد. حتی ممکن است به همین دلیل نتوانید در دانشگاه‌های خارجی پذیرش تحصیلی بگیرید.

• زمینه کاری مرتبط

استادی که برای شما توصیه‌نامه می‌نویسد باید در رشته‌ای تخصص داشته باشد که برای آن اپلای می‌کنید. به‌طور مثال یک استاد فیزیک نمی‌تواند برای تحصیل شما در رشته حقوق توصیه‌نامه تحصیلی صادر کند.

• ارتباط خوب با دانشجو

تنها از استادی بخواهید به شما توصیه‌نامه بنویسد که با شما ارتباط خوبی دارد و حتماً این زحمت را قبول می‌کند. استادی که با شما رابطه صمیمانه و یا شناخت نزدیکی از شما ندارد ممکن است برای ندادن جواب رد به شما، انجام آن را به تأخیر بیندازد. این امر باعث اتلاف وقت شما می‌شود.

• روی رئیس خود حساب کنید!

یکی از افرادی که می‌تواند به شما توصیه‌نامه بدهد، رئیس یا سرپرست کاری شماست. اگر در یک‌رشته تخصصی و حرفه‌ای شاغل هستید و قصد ادامه تحصیل در رشته مربوط به آن را دارید می‌توانید از رئیس، مافوق، سرپرست و حتی یکی از همکاران با سابقه و با تجربه خود درخواست کنید که برای شما توصیه‌نامه بدهد.

• اساتید قدیمی خود را پیدا کنید

اگر از میان اساتید قدیمی خود شخصی را می‌شناسید که در مورد شما شناخت کافی داشته باشد، می‌توانید با آن‌ها ارتباط مجدد برقرار کنید. لزومی ندارد که حتماً استاد شما در زمان مشخصی با شما ارتباط آکادمیک داشته باشد. بلکه اگر برای دوره دکتری اپلای می‌کنید، بازهم می‌توانید از استاد کاردانی یا کارشناسی خود درخواست توصیه‌نامه تحصیلی کنید.

باوجوداین‌که شما محتوای توصیه‌نامه تحصیلی را کنترل نمی‌کنید، اما می‌توانید با دادن اطلاعات به استاد مربوطه به پیشبرد آن کمک کنید. شما باید برای این‌که به استاد یا رئیس خود در تنظیم توصیه‌نامه کمک کنید، اطلاعاتی در مورد خود ارائه دهید. این موارد عبارتند از:

• لیست دروسی که در آن شرکت کرده‌اید و تاریخ اتمام دوره‌ها
• کلاس‌های استاد مربوطه که شما در آن شرکت کرده‌اید و نمره نهایی شما
• جدیدترین رزومه تحصیلی و شغلی
• یک کپی از آخرین مدرک تحصیلی و ریزنمرات
• یک یادداشت کوتاه در مورد اهداف تحصیلی، توانایی‌ها و پیشینه آموزشی
• لیست و جزئیات تمام دوره‌ها و دانشگاه‌هایی که قصد اپلای در آن را دارید
• لیست دوره‌های اضافی و کارگاه‌های خارج از دانشگاه که گذرانده‌اید
• لیست مقام‌های مسابقات، جشنواره‌ها، المپیادها و غیره
• فعالیت‌های پژوهشی مربوط به رشته مانند نگارش مقاله، کتاب و غیره
• لیست کارهای داوطلبانه مربوط به رشته
• روش ارسال اطلاعات و آدرس‌های لازم برای فرستادن توصیه‌نامه

با استفاده از این موارد استاد شما می‌تواند هرچه زودتر توصیه‌نامه شما را حاضر کند.

برخی اشتباه‌ها در نگارش توصیه‌نامه تحصیلی ممکن است به رد شدن پرونده پذیرش تحصیلی متقاضی شود. پس باید با دقت مواردی که نباید در توصیه‌نامه تحصیلی ذکر شود را بررسی کنیم. این موارد عبارتند از:

• غلط املایی، ایراد نگارشی و عدم رعایت اصول دستور زبان

توصیه‌نامه، نامه‌ای آکادمیک و بسیار مهم است. به همین علت نباید بدون دقت نوشته شود. سطح سواد آکادمیک استاد از طریق این نامه سنجیده می‌شود. بهتر است شخصی که توانایی شما را گواهی می‌کند، در نوشتن توصیه‌نامه تحصیلی حرفه‌ای عمل کند.

• دادن اطلاعات شخصی بدون ربط به درخواست پذیرش

اطلاعات ارائه‌شده در توصیه‌نامه تنها می‌بایست مربوط به توانایی‌های شما در فعالیت‌های علمی، پژوهشی و تخصصی باشد. مواردی مانند گرایش سیاسی، وضعیت تاهل، دین، ملیت، سن، شرایط سلامت و سایر اطلاعات شخصی نباید در این نامه ذکر شود.

• نوشتن با ادبیات غیررسمی

توصیه‌نامه باید با زبانی رسمی نوشته‌شده و هدف آن صرفاً آموزشی و کاری باشد. از به کار بردن شوخی‌های لفظی، آرایه‌های ادبی و یا نوشتن با لحن محاوره‌ای جداً خودداری کنید.

• تعارض در اطلاعات رزومه و توصیه‌نامه

دقت کنید که اطلاعات مندرج در رزومه، توصیه‌نامه و انگیزه نامه باید یکسان باشد. حتی یک سال یا عبارت نیز نباید اشتباه درج شود زیرا این امر اعتبار توانایی‌های دانشجو را زیر سؤال می‌برد.

• تکرار رزومه

این‌که تمامی موارد رزومه دوباره ذکر شود، کار درستی نیست. درواقع توصیه‌نامه بیانگر دیدگاه و ارزشیابی استاد در مورد دانشجوی خود است. استاد قرار است که از جانب خود دانشجو و مهارت‌های وی را به دانشگاه جدید معرفی کند.

• کوتاه بودن توصیه‌نامه تحصیلی

برخی از دانشگاه‌ها خود تعداد کلمات لازم را تعیین می‌کنند. ولی توصیه‌نامه می‌بایست یک صفحه طول داشته باشند و نه بیشتر از این میزان و نه بسیار کمتر از این میزان باشد. مهم‌ترین نکات توصیه‌نامه تحصیلی در اطلاعات جزئی داده می‌شود.

• کلی‌گویی

اساتید به هنگام نوشتن توصیه‌نامه می‌بایست از کلی‌گویی پرهیز کنند. بهتر است برای تمامی مهارت‌ها و امتیازات دانشجو مثال عینی داده شود. به‌طور مثال اگر به استعداد پژوهشی دانشجو اشاره می‌شود، باید به یک پروژه پژوهشی که دانشجو در آن موفقیت‌آمیز عمل کرده اشاره شود.

اگر یک استاد دانشگاه هستید و قصد دارید برای دانشجو توصیه‌نامه تحصیلی بنویسید، لازم است به نکاتی توجه نمایید:

• یادآوری شخص موردنظر

پیش از شروع نوشتن توصیه‌نامه، به خاطرات خود در مورد دانشجوی موردنظر مراجعه کنید. سعی کنید نقاط قوت و ضعف تحصیلی دانشجو را به خاطر بیاورید. بهتر است در سوابق دانشجو جست‌وجو کنید و ببینید دقیقاً چه درس‌هایی را در چه مدت با شما گذرانده‌اند.

• تهیه پیش‌نویس

ابتدا سه ویژگی بارز دانشجوی موردنظر را بنویسید. اگر برای اثبات کردن این ویژگی‌ها مثالی در خاطر خود دارید، آن را یادداشت کنید تا بعداً در متن اصلی به‌عنوان‌مثال از آن یاد کنید.

• تجربیات شخصی

به این فکر کنید که چه تجربیاتی از همکاری با فرد کسب کرده‌اید. آیا دانشجوی شما معلومات بالایی داشته است؟ آیا با یکدیگر کار پژوهشی انجام داده‌اید؟ آیا استاد راهنمای پایان‌نامه فرد بوده‌اید؟ ذکر این موارد به نوشتن یک توصیه‌نامه خوب کمک می‌کند.

• خواندن نمونه توصیه‌نامه تحصیلی

برای این‌که بتوانید یک توصیه‌نامه تحصیلی درست بنویسید، لازم است که قبل از شروع چندین توصیه‌نامه تحصیلی را بخوانید و با نمونه‌های مختلف آشنا شوید. مثال‌های توصیه‌نامه تحصیلی را از مشاور مهاجرتی دانشجوی خود بخواهید. کارشناسان متخصص مهاجرت تحصیلی به کانادا در تراست می‌توانند در کمترین زمان ممکن چند نمونه توصیه‌نامه تحصیلی مختص شما و شخصی‌سازی‌شده برای دانشجوی موردنظر تهیه نمایند.

• ادبیات توصیه‌نامه تحصیلی

برای این‌که به لحاظ ادبی بهترین توصیه‌نامه را بنویسید این موارد را رعایت کنید:

• با ادبیات مقاله بنویسید اما شیوه نوشتن را کمی شخصی‌تر کنید.
• از افعال معلوم استفاده کرده و از دید اول شخص بنویسید. در توصیه‌نامه استفاده از واژه “من” مانعی ندارد.
• به ترتیب از ویژگی‌های شخصیتی شروع کنید، سپس به فعالیت‌ها و دستاوردها بنویسید.
• از جزئیات زیادی استفاده کنید: اسم دوره‌ها و نمره آن‌ها، عنوان مقالات و سایر پژوهش‌ها
• قبل از ارسال نامه خود، حتماً یک‌بار آن را ویرایش کنید.

به لحاظ شکلی، توصیه‌نامه تحصیلی به ترتیب و طی مراحل زیر نوشته می‌شود:

• خطاب قرار دادن گیرنده

با ذکر نام و عنوان گیرنده مانند:” دکتر علی عزیز ” شروع کنید. اگر توصیه‌نامه توسط شخص دانشجو ارسال می‌شود باید با خطاب دادن مسئول مربوطه و یا با عبارت‌هایی مانند این آغاز شود.

• پاراگراف اول

در پاراگراف اول نویسنده به ترتیب این موارد را اعلام می‌کند:

• موقعیت شغلی و سمت آموزشی
• ارتباط با متقاضی
• یک تعریف کلی از وضعیت تحصیلی متقاضی

• پاراگراف دوم

در پاراگراف دوم نویسنده به ترتیب به این موارد اشاره می‌کند:

• ویژگی‌های شخصیتی خوب و مناسب موقعیت موردنظر متقاضی
• ذکر مهارت‌های متقاضی
• ظرفیت‌های تحقیقاتی و آکادمیک
• مثال‌هایی از مهارت‌ها و سایر ویژگی‌های آموزشی

• پاراگراف سوم تا پنجم

شما می‌توانید تا پنج پاراگراف در مورد سایر توانایی‌ها و مثال‌هایی از توانایی دانشجوی خود صحبت کنید. نوشتن پاراگراف سوم توصیه می‌شود اما ادامه دادن تا پاراگراف پنجم کاملاً بستگی به نظر استاد دارد.

• پاراگراف آخر

در این قسمت نویسنده باید به‌صورت واضح، از دانشگاه بخواهد که موقعیت موردنظر را به متقاضی ارائه کند. در اینجا نویسنده درخواست خود را شفاف بیان می‌کند. به‌صورت کوتاه توضیح دهید که چرا این دانشجو برای آن موقعیت مناسب است. درنهایت راه‌های ارتباطی برای اطلاعات بیشتر با خود را در اختیار مسئولین مربوطه قرار دهید.

• پایان توصیه‌نامه

توصیه‌نامه با عبارت‌های رسمی و مؤدبانه‌ای مانند ” با احترام ” و غیره نوشته می‌شود. در پایین این عبارت بهتر است نام و نام خانوادگی خود را نوشته و توصیه‌نامه را امضاء کنید.

پس از این‌که توصیه‌نامه حاضر شد، باید در زمان مشخصی ارسال شود. ارسال توصیه‌نامه دو روش دارد:

• توسط نویسنده

بسیاری از دانشگاه ترجیح می‌دهند که توصیه‌نامه را به‌صورت محرمانه از استاد نویسنده دریافت نمایند. این نامه‌ها را استاد به آدرس مشخص‌شده توسط دانشگاه می‌فرستد. نام دریافت‌کننده که از قبل اعلام‌شده، در قسمت ابتدای نامه قرار می‌گیرد. توصیه‌نامه با ذکر نام و مشخصات گیرنده آغاز می‌شود.

• توسط دانشجو

برخی از دانشگاه‌ها توصیه‌نامه را از خود دانشجوی متقاضی درخواست می‌کنند. این به این معنی است که استاد می‌بایست این نامه را در اختیار دانشجو قرار دهد و وی شخصاً نامه را همراه سایر مدارک به دانشگاه خود ارائه دهند. این نامه‌ها با عناوینی مانند ” مسئول مربوطه ” و… شروع می‌شود. بهتر است دانشجو ارسال توصیه‌نامه را به استاد خود بسپارد.